Kończymy realizację projektu, ale to nie oznacza, że przestajemy działać. W trakcie realizacji projektu udało nam się zrobić wiele na rzecz naszej gminy. Wzmocniliśmy także naszą organizację, a zespół nabrał kompetencji do tego, żeby dalej działać i się rozwijać. W związku z tym dzielimy się przemyśleniami naszymi i eksperta zewnętrznego realizującego ewaluację naszego projektu. Rekomendacje i wnioski posłużą nam do tego, aby kolejne działania realizować jeszcze bardziej efektywnie. 

Organizacja

1. Dzięki globalnemu spojrzeniu na realizowany budżet oraz systemowemu podejściu do wydatków udało się zrealizować wszystkie zadania.
2. Dzięki zapewnieniu we wniosku stanowiska koordynatora, system zarządzania projektem jest skuteczny. Wszystkie zadania zostały zrealizowane zgodnie z zaplanowanym harmonogramem, a dokumenty posiadają odpowiednie opisy.
3. Pomocnym narzędziem zarówno w bieżącym administrowaniu projektem, jak i przygotowaniem sprawozdania rocznego i ewaluacji mid-term oraz ex-post z realizacji projektu okazał się rejestr dokumentów księgowych i umów opracowany przez koordynatora administracyjnego.
4. W przyszłości zaleca się wpisanie w plan kosztów wynagrodzenia dla prawnika, który dostosuje zapisy prawne do realizowanych zadań w projekcie. Zaplanowane wskaźniki w projekcie stały się trudno mierzalne ze względu na konieczność podejmowania działań zgodnych z zapisami RODO. Wszelkie zdjęcia i listy, które są potwierdzeniem realizacji wielu działań zaplanowanych w projekcie stają się problematyczne zarówno w zbieraniu i archiwizowaniu. Wielość stron zawierających różne oświadczenia utrudnia pracę w terenie. Dodatkowo, również anonimizacja list (zakrywanie danych wypełnionych przez kolejnych uczestników wydarzenia przed innymi uczestnikami) jest niemal niemożliwe w warunkach terenowych.
5. Zatrudniony koordynator jak i pozostała kadra projektowa zostali wybrali na podstawie ich doświadczenia i umiejętności. Wybór podyktowany jest również merytorycznym wskaźnikami, które zostały przedyskutowane przez Zarząd Stowarzyszenia „Perła Pękowic”. Rekomenduje się zachowanie podobnego schematu doboru pracowników przy realizacji kolejnych projektów.
6. Realizacja projektu wymagała współpracy z wieloma podmiotami i osobami. Wśród nich wymienić należy przedstawicieli NGO, JST, gminy, sołtysów, członków rad sołeckich, ekspertów zewnętrznych, przedstawicieli Stowarzyszenia „Perła Pękowic” (realizator), wolontariusze. Kontakty ze wszystkimi stronami wymagały dużego nakładu czasu i umiejętności w zakresie łączenia, często sprzecznych interesów reprezentowanych przez różne zaangażowane w realizację projektu sektory. W przyszłości należy przewidzieć działania mające na celu integrację stricte nastawioną na poznawanie się tych różnych środowisk, aby współpraca projektowa przebiegała bez zakłóceń.
7. Obieg dokumentacji powstałej w ramach projektu jest ważnym zadaniem koordynatora i osób zaangażowanych w ich odpowiednie procedowanie oraz opis. W związku z tym w przyszłości należy umożliwić elektroniczny obieg dokumentów. Jest to o tyle istotne, że od 2024 roku, zgodnie z obowiązującym prawem, wszystkie faktury będą wystawiane z wykorzystaniem platformy rządowej.

Komunikacja

1. Wszystkie przygotowane materiały promocyjno – informacyjne zostały przygotowane zgodnie z księgą wizualną projektu oraz zasadami promocji opracowanymi dla programu NOWIEFIO.
2. Strona internetowa projektu jest aktualizowana, a dostępne na niej materiały odpowiadają zadaniom merytorycznym wpisanym w projekcie.
3. Broszury i informacje drukowane przygotowywane w ramach projektu znajdują swoje odzwierciedlenie na stronie internetowej projektu.
4. Analizując zarówno ilościowo jak i jakościowo zakres stosowanych metod komunikacji, należy uznać, że był zróżnicowany i szeroko zakrojony. Podejmowane działania od samego początku były intensywne, aby zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia założonej ilości osób podczas warsztatów. W przyszłości warto od początku projektu zaplanować współpracę z gminą i JST w celu szerszej promocji.
5. W czasie realizacji zadań wynikających z wniosku projektowego postanowiono zmienić firmę dbająca o wizerunek projektu na portalu społecznościowym Facebook. W opinii koordynatorów projektu ich praca nie spełniała standardów. W ich miejsce został zatrudniony nowy specjalista. W przyszłości warto zastanowić się nad abonamentowym wykorzystaniem AI w generowaniu treści promocyjnych. Szkolenie z tego zakresu mogłoby po pierwsze usprawnić tworzenie materiałów promocyjnych, ponieważ większość merytorycznych tekstów i tak musi przygotować osoba, która zna projekt, po drugie mogłoby to przełożyć się na oszczędności w projekcie.

Realizacja

1. Organizacja warsztatów dla mieszkańców i NGO z terenu gminy przysporzyła wiele problemów w trakcie rekrutacji. Konieczne było wprowadzenie działań zaradczych, nawiązanie współpracy z JST i gminą w celu szerszej promocji i rekrutacji. Problemem były zarówno obiektywne warunki popandemiczne, jak i „zwyczajny” brak czasu wśród mieszkańców gminy. W związku z tym, zdecydowano o zmianie formy rekrutacji (rekrutacja celowa, z wykorzystaniem kapitału społecznego organizacji lokalnych). Problem z aktywnym udziałem w życiu społecznym jest trudnym problemem do przezwyciężenia, dlatego tym bardziej optymizmem napawa fakt, że w konsekwencji działań udało się zrealizować wszystkie cele i przedsięwzięcia, co w przyszłości może zaowocować realną zmianą społeczną.
2. Opracowanie elektronicznej wersji materiału promocyjno-informacyjnego było kluczowe zarówno na etapie prowadzenia konkursu, dla którego przygotowanie tego dokumentu było dedykowane zgodnie z wnioskiem projektowym, ale także dla całego projektu do samego końca jego trwania. Powstały materiał był wykorzystywany wiele razy, przy okazji różnych spotkań projektowych, oraz szerszych – dotyczących idei smart villages w Polsce. Materiał bez wątpienia jest efektem realizacji projektu, który będzie wykorzystywany po zakończeniu jego realizacji.
3. Konkurs „Smart Villages dziś i jutro” został przeprowadzony w podziale na 3 kategorie wiekowe. W związku z tym, informacje o nim były kolportowane różnymi drogami, w tym podczas spotkań gminnego klubu seniorów, czy podczas zebrań wiejskich. Efektem tego, zebrano prace, które następnie wyróżniono. Na uwagę zasługuje fakt zróżnicowanych form prac przewidzianych w konkursie – w śród nich wymienić można prace plastyczne, techniczne, muzyczne, poetyckie, czy komiksowe oraz multimedialne. Konkurs przyczynił się do pogłębienia wiedzy w zakresie idei rozwoju smart villages oraz budowania społeczeństwa obywatelskiego, którego elementarnym zadaniem jest wspieranie rozwoju lokalnego i angażowanie się w sprawy lokalne. Dzięki międzypokoleniowemu charakterowi działania, młodsi mogli poznać podejście starszych osób do tego zagadnienia, a starsi, mogli zupełnie inaczej spojrzeć na gminę widzianą oczyma dzieci.
4. Przeprowadzone warsztaty konsultacyjno-diagnostyczne stanowiły zwieńczenie działań przygotowawczych społeczność lokalna do podjęcia inicjatyw na rzecz strategicznego podejścia do rozwoju lokalnego. Mieszkańcy, w tym liderzy społeczni, sołtyski, członkowie rad sołeckich i przedstawiciele lokalnych organizacji, którzy w ramach wcześniejszych działań integracyjno-promocyjnych nabyli wiedzy i doświadczenia w zakresie angażowania się w sprawy lokalne z wykorzystaniem instrumentu smart villages, podjęli trud aby przygotować koncepcje dla swoich sołectw. Efektem tego, w ramach spotkań, a także szeregu mniej formalnych inicjatyw, przeprowadzono 8 spotkań, na których wyłoniono zespoły zadaniowe ds. opracowania 4 koncepcji SV. Podczas spotkań zebrano niezbędną wiedzę do tego, aby przygotowane koncepcje były realnie odpowiadającymi na lokalne potrzeby i problemy dokumentami i , aby w przyszłości były one oddolnie realizowane. Zaangażowanie na etapie tworzenia dokumentów koncepcyjnych było o tyle ważne, że w późniejszym czasie nie będą traktowane jako obce i „nie nasze”. Utożsamienie się mieszkańców z powstałymi dokumentami było ważnym elementem realizowanych spotkań.
5. Przeprowadzenie badania ilościowego poprzedziło realizację spotkań w poszczególnych sołectwach. Efektem tego, na spotkaniach diagnostyczno-konsultacyjnych znane były wyniki ankietowej diagnozy lokalnej, a dyskusje dotykały kwestii opisanych w wynikach z przeprowadzonego badania. To umożliwiło merytoryczną dyskusję i stanowiło ważną podstawę do rozmów i hierarchizacji problemów i wyzwań, które finalnie miały znaleźć się w koncepcjach. Badanie realizowane było zarówno online jak i w sposób tradycyjny i zgromadzono ponad 430 ankiet z czterech sołectw.
6. Opracowanie czterech koncepcji rozwoju SV nie było zadaniem prostym, gdyż przy pracy nad jednym dokumentem zaangażowanych było wiele stron i osób, merytorycznie wnoszących istotny wkład w jej kształt. Wśród nich byli wolontariusze, sołtysi, członkowie rad sołeckich, mieszkańcy wybrani do zespołów zadaniowych, koordynator, informatyk, ekspert opracowujący dokument. Ważna rola ekspertów zewnętrznych przygotowujących dokumenty polegała na syntetyzowaniu i hierarchizacji zgłaszanych pomysłów i potrzeb. Ostatecznie przygotowano dokumenty koncepcyjne zgodnie z przyjętą strukturą, a powołane na tą okoliczność partnerstwa zadeklarowały chęć ich wdrażania ponad okres realizacji projektu. Wszystkie dokumenty zawierają procedurę aktualizacji, dlatego będą mogły być z powodzeniem dostosowywane do zmieniających się warunków społeczno-gospodarczych. Cele i działania przewidziane w ramach poszczególnych koncepcji są zróżnicowane (działania infrastrukturalne realizowane potencjalnie ze środków EFRROW jak i miękkie, realizowane z różnych źródeł, np. fundusz sołecki, LGD, sponsorzy lokalni).
7. W ramach projektu przewidziano wdrożenie 4 rozwiązań w ramach realizowanego projektu. Stanowiło to zachętę do tego, aby aktywnie włączyć się w pisanie koncepcji, ale także, żeby „na własnej skórze” przekonać się, że jej wdrażanie ma sens a zapisane w niej cele i działania realnie odpowiadają na zgłaszane potrzeby podczas licznych spotkań. Ważne było to, żeby wzbudzić wśród mieszkańców poczucie podmiotowości i sprawczości, żeby ugruntować /zbudować postawę aktywnego zaangażowania się w sprawy społeczne i budować dobrą kulturę społeczeństwa obywatelskiego. W ramach przewidzianych do realizacji działań wykonano po jednym w ramach każdej koncepcji. Zarówno pod względem tematycznym (integracja międzynarodowa, pamięć i tożsamość, digitalizacja przestrzeni kultury i rekreacji, urządzenia transportu osobistego) jak i grupy docelowej (wszyscy mieszkańcy, dzieci, seniorzy) projekty były zróżnicowane, co może stanowić ważny wskaźnik realnego zaangażowania mieszkańców w opracowanie koncepcji i samo wdrażanie. Dobre efekty zrealizowanych działań stanowiły także bodziec do podejmowania kolejnych wysiłków na rzecz zrealizowania przyjętych koncepcji.